Является ли трудовая книжка официальным документом?

Является ли трудовая книжка официальным документом — Юридические консультации

Является ли трудовая книжка официальным документом?

Трудовая книжка является официальным документом, который подтверждает все факты о трудовой деятельности гражданина РФ.

Именно в ней содержится вся информация, которая необходима будет при выходе на пенсионное обеспечение для начисления средств.

Очень часто как работников, так и работодателей интересует вопрос, является ли вкладыш к трудовой книжке бланком строгой отчетности.

Можно сказать с уверенностью, что вкладыш к трудовой – это бланк строгой отчетности, который является частью официального документа.

Что делать, если некуда продолжать делать записи «сведения о работе»?

В этом случае запрещается производить следующие операции для устранения проблемы отсутствия строк для записей:

  • продолжать делать записи в строках «сведения о награждениях», исправив при этом слово «награждения» на «работе»;
  • вставлять или вклеивать чистые листы в трудовую книжку;
  • использовать чистые листы из незаполненной трудовой книжки.

Если возникает ситуация подобного рода, на помощь придет именно вкладыш. Но его оформление должно производиться в строго определенном порядке.

Независимо от того, какой именно раздел в трудовой книжке закончился, его необходимо дополнить исключительно вкладышем, форма которого утверждена в Правилах ведения и хранения трудовой книжки.

При заполнении документа необходимо руководствоваться Инструкцией заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Производить подобного рода действия с трудовыми книжками имеет право только работодатель по месту работы гражданина РФ в данный момент или уполномоченное им лицо (чаще всего это работники отдела кадров). Профессиональный кадровик всегда в курсе, как это правильно сделать.

Так что на вопрос, являются ли вкладыши в трудовую книжку бланками строгой отчетности, можно ответить положительно.

Все действия, производимые с данным документом, должны выполняться только в определенном законодательством порядке.

Правила заполнения вкладышей к трудовым книжкам

Существуют строго определенные законодательством правила, в соответствии с которыми производится заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним. Ниже рассмотрим некоторые из них.

  1. Титульный лист вкладыша заполняется при наличии документов, удостоверяющих личность работника, а также документов об образовании.
  2. Заполнив титульный лист вкладыша и произведя необходимую запись в нем, на титульном листе в трудовой книжке делают запись о том, что выдан дополнительный вкладыш и указывается его серия и номер. Вместо записи можно ставить штамп специального образца, но при этом также обязательно пишется вручную его серия и номер.
  3. После того как заполнен вкладыш и произведена запись на титульном листе трудовой книжки, данный вкладыш подшивается в конце книжки к обложке. В каждой трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей. При этом сам вкладыш или вкладыши без наличия трудовой книжки недействительны.
  4. Нумерация во вкладыше продолжается в соответствии с записями в трудовой книжке.
  5. Перечеркивания в трудовой книжке или во вкладыше не допускаются.
  6. Внесение изменений во вкладыше производится в порядке определенном законодательством, делается это только после того как неправильная запись признана таковой в официальном порядке. Неправильную запись исправляет работодатель, который ее допустил, или же работодатель по месту работы, но это осуществляется только при наличии официального документа от прежнего работодателя.

Внешний вид вкладыша к трудовой книжке

Бланк вкладыша к трудовой книжке имеет формат 88*125 мм, обложка его выполнена из картона. Внутри есть 46 страниц для записей, также имеются элементы защиты вкладыша от подделок.

Во вкладыше имеются строки для заполнения сведений о работе и о награждениях также.

Хранятся обычно вкладыши с трудовыми книжками в специальных лотках, который вмещает в себя примерно 70 трудовых книжек. Размер такого лотка составляет примерно 177*360*140 мм.

Ошибки в трудовых книжках и вкладышах к ним

Бывают такие ситуации, когда вкладыш заполнен, запись на титульном листе произведена, но внезапно обнаруживается ошибка. Что же делать в данном случае?

Испорченный вкладыш подлежит уничтожению, но делать это также необходимо в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Тогда на титульном листе трудовой книжки ставится новый штамп и заполняется новый вкладыш.

Испорченный вкладыш уничтожается по акту и делается соответствующая запись в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Запись в данной книге является неопровержимым доказательством осуществления данного действия.

При оформлении вкладыша в трудовую книжку с работника берется плата в размере затрат на ее приобретение. Если же случается так, что бланк испорчен, то плата за него берется, но расходы ложатся на работодателя.

Так как вкладыш к трудовой книжке – это бланк строгой отчетности, то вести его необходимо со всей ответственностью и вниманием, чтобы не возникало дополнительных проблем у работника и работодателя.

Иногда работники отдела кадров могут не заметить, что графа «сведения о работе» уже закончилась, и они продолжают делать записи в графе «сведения о награждениях». Это действие незаконно.

Читайте также  К какой группе документов относится приказ?

При его выявлении необходимо признать запись в графе «сведения о награждениях» недействительной в строго определенном порядке, затем оформляется вкладыш в трудовую книжку в определенном порядке, который предусмотрен законодательством.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Чтобы на предприятии учитывалось движение трудовых книжек и вкладышей к ним обязательно ведение книги специального образца. Для нее существуют строго определенные сроки хранения, которые приблизительно составляют около 75 лет.

Какие же записи производятся в книге? Этот журнал хранит в себе всю информацию о поступающих на предприятие трудовых книжках. Вкладыши отдельно не регистрируются, однако если выдается вкладыш, то в книге учета обязательно делается запись об этом.

Книга данного типа ведется до тех пор, пока в ней не закончатся страницы. Тогда она сдается в архив и выдается новая, в которой все записи продолжаются.

В книгу учета вносятся следующие записи о трудовых книжках:

  • Записываются трудовые книжки, которые только поступили в кадровый отдел при поступлении нового работника на предприятие.
  • Трудовые книжки, которые выдаются работнику первый раз в жизни при первом поступлении на работу.
  • Вкладыши в трудовую книжку, которые выдаются работникам именно на данном предприятии. Те вкладыши, которые уже имеются в трудовой книжке работника, не учитываются, записывается информация только о трудовой книжке, вся остальная информация уже содержится в ней.

Работа с трудовой книжкой работника начинается только после того, как новый работник оформлен на данном предприятии.

Все правила ведения и заполнения вкладышей трудовых книжек такие же, как и для самой трудовой книжки.

Титульный лист заполняется только при наличии документов, подтверждающих личность работника и документов об образовании.

В случае увольнения работника с предприятия для подтверждения всех записей, произведенных в данной трудовой книжке, работодатель ставит свою подпись и печать организации, после чего ставится подпись работника.

Трудовая книжка со всеми вкладышами выдается работнику в последний день его работы на данном предприятии. Также производится окончательный расчет с работником.

Выписки из трудовых книжек и вкладышей

Иногда работник приходит в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки на определенный срок.

Но в соответствии с законодательством, трудовая книжка выдается на руки работнику исключительно в случае его увольнения с данного предприятия.

Как же поступить в подобном случае? Если возникает ситуация подобного рода, то можно сделать выписку из трудовой книжки. Это обязанность работника отдела кадров.

Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/yavlyaetsya-li-ladysh-k-trudovoj-knizhke-rabotnika-blankom-strogoj-otchetnosti.html

Что такое трудовая книжка

Любой человек, которому хотя бы однажды приходилось устраиваться на постоянную работу, знает, что такое трудовая книжка и для чего она необходима.

В последнее время очень часто слышатся мнения, что такие документы уже изжили себя, что пора их отменить и т. д.

Источник: https://sud-inform.com/yavlyaetsya-li-trudovaya-knizhka-ofitsialnym-dokumentom/

Подложный документ и последствия его предоставления — Audit-it.ru

Является ли трудовая книжка официальным документом?

Е. В. Давыдова

Журнал «Отдел кадров коммерческой организации» № 2/2016

Обязан ли кадровик проверять документы, представляемые при приеме на работу? Как выявить фальшивку? Какие документы чаще всего подделываются? Каковы действия работодателя при установлении подложности документа? В каком порядке происходит увольнение? Можно ли уволить работника, который в течение трудовой деятельности предоставил подложный документ?

При приеме на работу новый сотрудник должен предоставить работодателю определенный пакет документов. Со своей стороны, работодатель должен их проверить в целях установления подлинности, хотя напрямую такая обязанность в Трудовом кодексе не названа.

Тем не менее сделать это необходимо, поскольку нередко желание получить ту или иную работу (должность) толкает кандидатов на предоставление подложных документов, и в результате штат организации пополняется неквалифицированным работником.

Что значит «подложный документ», как понять, что документ именно такой и какие действия со стороны работодателя могут последовать, расскажем в данной статье.

Документы, предоставляемые работником

Подложным считается документ, содержащий не соответствующие действительности сведения. Это может быть или фальшивый документ, изготовленный по форме настоящего, или подлинный, но содержащий ложные сведения. В Трудовом кодексе в качестве подложного рассматривается только документ, предъявляемый при приеме на работу и содержащий сведения, необходимые для трудоустройства.

Если документ, предоставленный работником, фальшивый или содержит сведения, не соответствующие действительности, работодатель вправе его уволить по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – предоставление работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора.

Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора работник должен предоставить:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку (кроме случаев заключения трудового договора впервые и трудоустройства по совместительству);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме случая заключения трудового договора впервые);
  • документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
  • справку о наличии либо отсутствии судимости в тех случаях, когда нормативные требования и специфика работы исключают возможность ее выполнения ранее судимыми лицами;
  • иные дополнительные документы, представление которых связано со спецификой работы и предусмотрено законодательством (например, медицинское заключение и санитарную книжку).

Запрашивать с работника документы, не предусмотренные законодательством, работодатель не имеет права. Подложным может быть только документ, который работодатель вправе требовать от работника – в частности, любой из перечисленных в ст. 65 ТК РФ или других федеральных законах.

Наиболее часто для получения той или иной должности подделывают документ об образовании – один из основных документов, подтверждающий уровень знаний и квалификацию работника и позволяющий занимать конкретную должность.

Читайте также  Приказ на подписание документов за генерального директора

Второе по распространенности место среди подложных документов занимает трудовая книжка. Подделка трудовой, как правило, связана с тем, что кандидат хочет скрыть основания увольнения с предыдущих мест работы или отсутствие опыта работы, необходимого для трудоустройства.

Ну и наконец, подделывают медицинские справки, санитарные книжки, различные сертификаты и удостоверения, то есть именно те документы, которые являются основанием для принятия работодателем решения о приеме на работу.

Подложными могут быть и другие документы, которые работник предоставляет в течение трудовой деятельности, например листок нетрудоспособности, документ о повышении квалификации. Однако в данных случаях увольнение по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ уже не допускается.

Действия работодателя при обнаружении подложного документа

Согласно п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работодатель может расторгнуть трудовой договор с работником в случае предоставления им подложных документов при заключении этого договора.

И здесь возникает вопрос: как поступить работодателю, если подозрения в подлоге возникли, когда договор еще не подписан? Можно ли отказать в приеме на работу и не заключать трудовой договор? Сначала обратимся к ст. 64 ТК РФ, в силу которой запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Обоснованным отказ будет, только если он связан с деловыми качествами работника или если федеральными законами установлены ограничения для работы по той или иной должности.

К сведению

В силу п. 10 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» под деловыми качествами следует понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

Что касается ограничений, к таковым, например, относится запрет занимать должности педагогов для лиц, имеющих или имевших судимость или подвергавшихся уголовному преследованию за определенные преступления (ст. 331 ТК РФ).

Отсутствие или наличие судимости подтверждается справками, выдаваемыми в порядке, предусмотренном Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утвержденным Приказом МВД РФ от 07.11.2011 № 1121.

Если лицо, претендующее на должность, не предоставило документ, подтверждающий необходимый уровень квалификации и образования, отсутствие ограничений, работодатель может отказать в заключении трудового договора.

Если же документ предоставлен, но у кадровика возникли сомнения в его подлинности, отказать в приеме на работу не получится, поскольку одних подозрений недостаточно и факт подлога должен быть подтвержден официально – результатом экспертизы, решением суда, ответом образовательного (иного) учреждения на запрос работодателя и т. п.

Таким образом, если при приеме на работу у работодателя возникли подозрения в подложности документа, то отказ в заключении трудового договора не допускается и лицо, которому было отказано, может обжаловать отказ в суд.

Подложный документ об образовании

Итак, документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний требуется при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Требовать такие документы при приеме на работу, не требующую специальных знаний, работодатель не имеет права. Если такой документ все же был затребован и оказался подложным, уволить работника по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ у работодателя не получится.

Согласно ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон № 273-ФЗ) в Российской Федерации выдаются документы:

  • об образовании и (или) о квалификации, к которым относятся документы об образовании, об образовании и о квалификации, о квалификации;
  • об обучении, к которым относятся свидетельства об обучении, об освоении дополнительных предпрофессиональных программ в области искусств, иные документы, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность.

Обратите внимание

Документы об образовании и (или) о квалификации оформляются на государственном языке Российской Федерации, если иное не установлено Законом № 273-ФЗ, Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», и заверяются печатями организаций, осуществляющих образовательную деятельность. Документы об образовании и (или) о квалификации могут быть также оформлены на иностранном языке в порядке, установленном организациями, осуществляющими образовательную деятельность.

Документ об образовании и о квалификации (диплом) подтверждает получение среднего профессионального и высшего образования.

К сведению

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/856306.html

Трудовая книжка

Является ли трудовая книжка официальным документом?

Из поколения в поколение советские и российские граждане не представляли себе трудоустройства на работу без заполнения серой книжечки, куда записывались все данные о местах и сроках работы, должностях и поощрениях. Трудовые книжки были на вес золота, ведь от них зависело пенсионное будущее. Общественность широко обсуждает планы правительства по замене бумажной трудовой книжки на электронную. Профсоюзы выступают за плавный переход к цифровому формату с дублированием обеих версий на первоначальном этапе реформы.

Трудовая книжка официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. Она оформляется при первом поступлении на работу, хранится в отделе кадров и содержит личные данные  работника, включая образование, профессию и специальность. В трудовую книжку заносятся любые изменения во взаимоотношениях с работодателями. При увольнении или переходе на другое место работы трудовая книжка выдается гражданину на руки. Трудовая книжка была основным документом для определения размера пенсии.

Читайте также  Как создать архив документов в организации?

Ведение книжек, их заполнение, хранение и учет производятся на основании положений постановления № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» (с дополнениями и изменениями от 2013 года). В нормативном акте установлено, как работодатель должен заводить указанные документы, вносить в них сведения и совершать иные законные операции.  Также вопросы ведения трудовых книжек регулируются некоторыми положениями ТК РФ, например, статьей 66, где дано общее определение этого документа.

«Трудовая книжка: как правильно заполнять» читайте в «Солидарности»

ИЗ ИСТОРИИ

В 1918 году вместе с Конституцией был принят Кодекс законов о труде, в который среди прочих вошли правила о трудовых книжках.

25 июня 1919 года ВЦИК издал «Декрет о введении трудовых книжек в городах Петрограде и Москве», устанавливавший возраст, с которого граждане могли начинать трудовую деятельность, — 16 лет. Эксплуатация лиц, не достигших этого возраста, детей, объявлялась вне закона.

В 1923 году трудовые книжки упразднили и ввели удостоверения личности. 21 сентября 1926 года взамен трудовых книжек были введены «трудовые списки». А в 1939 году в СССР вернулись трудовые книжки единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений.

С 1940 года утвержден вкладыш в трудовую книжку.

БУМАЖНЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Отменить:

В Минздравсоцразвития хотели отменить трудовые книжки с 2012 года, аргументируя  тем, что это пережиток прошлого, а сейчас документом, регламентирующим трудовые отношения, выступает трудовой договор. В министерстве также ссылались на то, что электронная база данных Пенсионного фонда станет полной заменой бумажной трудовой книжки.

Глава Сбербанка Герман Греф заявлял, что трудовые книжки в России в их нынешнем виде неудобны работодателям, самим гражданам и Пенсионному фонду. Он отметил, что на заполнение трудовых книжек «от руки» тратится слишком много времени и средств. Кроме того, добавил Греф, трудовые книжки при утере доставляют лишние хлопоты и самим работникам.

Сохранить:

Противники отмены трудовых книжек приводили свои доводы: Пенсионный фонд в свою базу данных заносит только сведения об уплате работодателем пенсионных взносов за работника. Если же работодатель не выплачивает вовремя эти взносы, то и данных о работнике в базе данных нет. Раз за него никто не платит, значит, он якобы нигде и не работает. Кроме того, база данных Пенсионного фонда за последние несколько лет трижды выходила из строя.

Вот как прокомментировал инициативу Минздравсоцразвития председатель ФНПР Михаил Шмаков:

— Инициатива Минздравсоцразвития об отмене трудовых книжек с 2012 года не представляется достаточно проработанной. Трудовая книжка на сегодня по закону является основным документом, который подтверждает стаж работы, места работы и должности, которые человек занимал. При назначении пенсии эти сведения важны для Пенсионного фонда. Но не только для него. Например, сведения о стаже нужны для определения размера пособия по временной нетрудоспособности.

Трудовую книжку можно отменить. Но перед этим необходимо юридически определить, каким другим документом будет подтверждаться стаж человека.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Концепция правительства

Планы по переходу с бумажной версии трудовой книжки на электронную зрели в правительстве в течение последних 7 лет. Ранее обсуждались даты перехода на электронные книжки – с 1 января 2019 года или с 1 января 2020 года.

По мнению главы Роструда Всеволода Вуколова, ведение трудовых книжек в электронном виде облегчит жизнь россиянам, но реализовываться данный проект будет на добровольной основе. Все желающие смогут получить и бумажную копию документа, отмечал Вуколов.

Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин в рамках Петербургского международного экономического форума рассказал, что уход от бумажной трудовой книжки будет плавным.

 — Мы должны понимать: одни работники относятся к этому документу совершенно спокойно, это молодые работники, а для людей пожилого возраста, старшего поколения, трудовая книжка является весомым документом, не менее значимым, чем паспорт, – сказал министр.

В Министерстве труда был разработан законопроект о переходе на электронные трудовые книжки. Изменения вступят в силу с 1 января 2020 года. Вместе с тем работодатели будут обязаны вести и бумажный вариант документа — до 1 января 2027 года. Таким образом, переходный период займет семь лет. По мнению работодателей, это слишком долго, они настаивают на сокращении переходного периода до трех лет.

Проект перехода на электронные трудовые книжки был поддержан на заседании рабочей группы Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. По словам замглавы Министерства труда и социальной защиты Любови Ельцовой, уже с 1 января 2020 года все работодатели будут передавать данные в ПФР в режиме онлайн.

По данным опроса, проведенного в декабре 2017 года ВЦИОМ, большинство опрошенных совершеннолетних россиян хотели бы сохранить бумажные трудовые книжки при введении электронных.

Позиция профсоюзов

Глава Федерации независимых профсоюзов России (ФНПР) Михаил Шмаков заявил, что профсоюзы выступают против полной замены бумажных трудовых книжек на электронные, однако допускают их дублирование.

—  При переходе на электронный документооборот, на электронные трудовые книжки, должен обязательно заполняться бумажный документ. Потому что при утере электронных данных через 40 лет, при выходе на пенсию, человек не сможет доказать, где он работал, — сказал Шмаков.

В ФНПР считают, что семь лет — оптимальное время для реализации законопроекта по переходу на электронные трудовые книжки.

Читайте в «Солидарности» «Сколько жизней у трудовой книжки?»,  «Старые песни о трудовой книжке» и «Старые песни о трудовой книжке-2»

Источник: https://www.solidarnost.org/special/profdict/Vse_o_trudovoy_knizhke.html