Ведение кадрового учета на малом предприятии

Организация делопроизводства на малом предприятии

Описание страницы: организация делопроизводства на малом предприятии от профессионалов для людей.

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2013, N 5

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ

В статье рассказывается, как начать вести делопроизводство на вновь открытом малом предприятии. Автор приводит план действий, примерную инструкцию по делопроизводству и формы необходимых документов.

Каждый год в России открывается значительное число малых предприятий. Так, за 2012 г. количество предпринимателей в России увеличилось на 37%, в основном за счет вновь открывшихся малых предприятий.

Есть ли на этих предприятиях делопроизводители, сотрудники отдела кадров? Хорошо, если есть один человек, но скорее всего, что на первых порах эти функции отданы секретарю.

Как же наладить систему делопроизводства? Основные задачи делопроизводства – отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Документы закрепляют производственные отношения, которые складываются как внутри предприятия, так и с другими организациями. Кроме того, документы нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна следовать настолько отработанному порядку, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.

Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства – это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами. Целесообразность – основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Неважно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии – традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).

На малом предприятии, особенно в период его создания и первые годы деятельности, чаще всего отсутствует структурное подразделение, которое занято ведением делопроизводства. Эти функции, как правило, возлагаются на секретаря либо помощника руководителя предприятия.

Практика показывает, что, приступая к выполнению своих обязанностей, эти работники считают необходимым составление примерного плана работ по ведению делопроизводства, учитывающего специфику конкретного предприятия.

Такой план, утвержденный руководителем предприятия, позволяет организовать работу эффективно, особенно на недавно созданных предприятиях либо предприятиях, где ведению делопроизводства не уделялось должного внимания и в короткие сроки необходимо привести документы в порядок. План работ по совершенствованию делопроизводства на малом предприятии может выглядеть следующим образом.

ООО “Максима” УТВЕРЖДАЮ

ПЛАН ООО “Максима”

работ по совершенствованию Подпись Д. И. Гурьянов

делопроизводства в ООО “Максима” 00.00.2013

Ведение кадрового делопроизводства в малом бизнесе

• штатного расписания;
• книги движения трудовых книжек;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• положения о порядке обработки и защите персональных данных;
• трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
• графика отпусков;
• приказов по кадрам и заявления работников;
• личных карточек сотрудников формы Т-2;
• оригиналов трудовых книжек всех работников, для которых данное место работы является основным.

Данным перечнем стоит руководствоваться при организации кадрового делопроизводства на малом предприятии, добавив к нему документы необязательные, но необходимые для расчета заработной платы. К примеру, Положение об оплате труда, содержащее условия премирования сотрудников. Кроме наличия, необходимо позаботиться о правильности оформления документов.

Трудовым Кодексом РФ определены условия, обязательные для указания в трудовом договоре. В нем также можно прописать должностные обязанности работника, в этом случае не требуется должностная инструкция. Для части кадровых документов законодательством предусмотрено применение унифицированных форм.

Сроки хранения кадровых документов.
Личное дело сотрудника, приказы о приеме, поощрениях, переводах на другую должность, увольнении, об установлении заработной платы хранятся 75 лет, приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, направлениях в командировку – 5 лет, начиная со дня увольнения работника.

Начиная с оформления персональных трудовых книжек и заканчивая протоколами собраний учредителей. От этого зависят результаты будущих проверок со стороны налоговиков.

• Все документы вплотную «привязываются» к балансу предприятия:
• какие средства откуда поступили;
• куда и на каких основаниях распределены (что отнесено на затраты, а что расходуется за счет чистой прибыли);
• законно ли то или иное действие (в отношении персонала или контрагентов);
• правильно ли исчислена налогооблагаемая база (с учетом нормативных ставок и допустимых льгот).

Если вы хотите знать, как избежать ошибок, читайте материалы нашего сайта. С их помощью вы защитите себя от убытков из-за незнания основ и нюансов делопроизводства. В публикациях отражены моменты, актуальные для любых организационно-правовых форм (ООО, ИП).

Кадровый учет и кадровая документация на малом предприятии

К сожалению, приходится констатировать, что культура делопроизводства в малом и среднем бизнесе в России оставляет желать лучшего. Причины этого состояния можно назвать разные. Это и правовой нигилизм предпринимателей, и практическое отсутствие правоприменительной практики в данной области. Но корень создавшейся ситуации, можем предположить, находится в той же плоскости, что и остальные проблемы в экономике вообще.

Читайте так же:  Воспользуйтесь материнским капиталом — он обесценивается!

Это несовершенство и запутанность законодательства, и нежелание (или неспособность?) чиновников контролировать его исполнение. Между тем, эти вопросы регулируются рядом нормативных правовых актов, в том числе, законов, первым из которых следует считать Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

КоАП РФ относит, например, конфискацию орудия совершения или предмета административного правонарушения; лишение специального права в виде права управления транспортным средством соответствующего вида; административное выдворение за пределы Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства; административный запрет на посещение мест проведения официальных спортивных соревнований в дни их проведения). Как мы видим, заменить штраф на предупреждение можно только при наличии комплекса из четырех условий:

1. В случае совершения лицом (юридическим или физическим) правонарушения впервые (ч. 1 ст.

Малое предпринимательство, микропредприятия и их большие особенности

Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим Их внедрение и контроль 5 Правильная организация обучения и переобучения работников Повысится уровень оценки организации в глазах ее работников, повысится производительность труда, повысится уровень обслуживания клиентов, сократится число ошибок в документах, сократятся суммы штрафов, выплачиваемых внешним организациям Проведение на регулярной основе оценок работы персонала и аттестаций. Анализ учебных заведений и учебных программ, необходимых организации, анализ условий обучения. Заключение договоров на обучение с сотрудниками и организациями, предоставление условий для учебы.

Планирование и контроль 6 Поддержание здоровья работников и создание безопасных условий труда Сократится количество отпусков по временной нетрудоспособности.

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).

Сформируется особый «корпоративный дух» организации, произойдет сплочение коллектива, повысится оценка организации в глазах его служащих. Программа для ведения делопроизводства и документооборота Но как говорят программисты в таких случаях: «При автоматизации хаоса получится лишь «автоматизированный хаос»». Кстати, важное замечание по формированию бюджета проекта: его надо рассчитывать исходя из полного количества сотрудников компании.

Источник: https://apinnov.ru/organizatsiya-deloproizvodstva-na-malom-predpriyatii/

Как вести кадровый учет в ООО?

(115,00 из 5)

Упрощенный кадровый учет для микропредприятий разрешили применять в РФ с 01.01.2017. Небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели получили возможность ведения кадрового учета в сокращенном объеме.

До введения государством данного послабления субъекты малого бизнеса были вынуждены осуществлять кадровое делопроизводство в стандартном порядке, оформляя множество разных бумаг – графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда, внутренний распорядок трудовой деятельности и другие документы, принятые в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению, внедрению, хранению.

Используя облегченный порядок учета и делопроизводства в работе с кадрами, предприниматели и организации вправе отказаться от оформления многих бумаг, правомерно заменив их надлежащей детализацией трудового договора, заключаемого с каждым отдельным работником.

Кадровый учет по упрощенной схеме

К примеру, определенный работодатель воспользовался законным правом перейти на ведение кадрового учета по упрощенной схеме. Он предоставляет рабочее место своему первому сотруднику. В этой ситуации необходимо надлежащим образом соблюсти соответствующие формальности, что предусматривает обязательное осуществление работодателем следующих действий:

• составление и подписание обеими сторонами договора, регламентирующего трудовые отношения;
• оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного работника на предприятии;
• внесение нужных сведений (данных) в трудовую книжку, принадлежащую нанимаемому сотруднику;
• заполнение персональной карточки субъекта, официально зачисленного в штат организации.

Все эти моменты, перечисленные выше, следует рассмотреть более подробно, так как детальное их изучение позволит лучше понять, в чем именно упростили кадровый учет с 2017 года для субъектов бизнеса, отнесенных к категории микропредприятий, и индивидуальных предпринимателей. Руководители и административные работники соответствующих коммерческих организаций, непосредственно отвечающие за делопроизводство в кадровой сфере, должны хорошо разбираться в том, как принять и уволить сотрудника по облегченной схеме, разрешенной государством.

Кто в РФ может использовать упрощенный порядок учета кадров

Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий. В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.

Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:

1. размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей;
   штатная численность – не более 15 человек;
2. доля участия государства – максимум 25%.

Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.

Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.

Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.

Заключение с нанимаемым работником договора

Заключаемые с физическими лицами договоры (соглашения) можно по праву разделить на две укрупненные категории:

1. трудовые;
2. гражданско-правовые.

Гражданско-правовой договор

Цель договорных отношений – достижение конкретного, четко определенного результата. Работодатель в данном случае является заказчиком, а работник – исполнителем. Исполнитель выполняет определенную работу или достигает конкретного результата в назначенный договором срок. Заказчик принимает данную работу и, если её результат соответствует установленным требованиям, прописанным в договоре, своевременно выплачивает исполнителю причитающееся вознаграждение.

Это статья с сайта vseofinansah точка ru. Если вы ведите эту статью на другом сайте, значит ее украли.

Гражданско-правовой договор имеет следующие особенности:

• заключается между заказчиком и исполнителем на строго определенный период или, как вариант, до появления нужного, конкретно идентифицированного результата;
• не предусматривает оформления кадровых документов, внесения данных в трудовую книжку, уплаты взноса в ФСС (фонд социального страхования);
• помимо суммы обусловленного вознаграждения, непосредственно указанной в соглашении, заказчик обязан уплатить за конкретного исполнителя подоходный налог (НДФЛ) по стандартной ставке 13%, а также взнос для ПФР (22%) и медицинскую страховку ФФОМС (5,1%).

Трудовой договор

В основе договорных отношений – необходимость осуществления наемным работником определенного процесса, для которого работодатель обеспечивает надлежащие условия.

Работник следует установленному регламентом распорядку, соблюдает требования трудовой дисциплины, выполняет конкретные поручения работодателя, самостоятельно совершает определенные действия.

Работодатель ежемесячно выплачивает наемному работнику оговоренную соглашением заработную плату, делая это, как правило, двумя платежами – аванс и окончательный расчет.

Трудовой договор в РФ чаще всего заключается сторонами бессрочно. Такой способ оформления трудовых отношений подразумевает необходимость оплаты работодателем за наемного работника подоходного налога, а также вышеупомянутых взносов для ПФР (пенсионный взнос), ФФОМС (медицинская страховка) и ФСС (соцстрах).

Следует отметить, что необходимость ведения кадрового учета и делопроизводства возникает в практике управления персоналом именно тогда, когда наемный работник оформляется на предприятии или у индивидуального предпринимателя с заключением трудового договора.

https://www.youtube.com/watch?v=a5c5H_tN2R8

Субъекты бизнеса, отнесенные к микропредприятиям, получили возможность оформлять отношения с наемными работниками по типовой форме трудового договора, специально утвержденной государством с целью упрощения порядка ведения кадров. Данная форма подразумевает заполнение именно тех её пунктов, которые имеют непосредственное отношение к выполняемой работе, являющейся предметом составляемого сторонами трудового договора.

Какие документы необходимы для оформления трудового договора

Сотрудник, нанимаемый на работу по трудовому договору, должен предоставить работодателю следующий набор обязательных документов:

• Гражданский паспорт, при отсутствии которого можно предъявить временно предоставленное удостоверение личности.
• Свидетельство СНИЛС.
• Для военнообязанных – военный билет.
• Трудовая книжка (не требуется, если работник, уже имеющий основную занятость, трудоустраивается по совместительству).

Дополнительные бумаги, которые могут потребоваться работодателю в определенных ситуациях:

1. Документы о наличии у наемного работника соответствующего образования.
2. Медицинская книжка (бумага о прохождении нанимаемым сотрудником обязательного медосмотра).
3. Документ о наличии или отсутствии у гражданина судимостей.

Если оформляемый сотрудник не осуществлял прежде трудовую деятельность, работодатель обязан завести для него трудовую книжку, а также получить в ПФР свидетельство СНИЛС.

Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.

Если у физического лица отсутствует ИНН, данное обстоятельство не считается основанием для отказа ему в трудоустройстве, а работодатель будет вынужден сдавать за него соответствующую отчетность без указания этого реквизита.

Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:

1. наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
2. дата составления и регистрационный номер документа;
3. срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
4. ФИО оформляемого работника;
5. наименование подразделения;
6. должность нанимаемого сотрудника;
7. условия трудоустройства, характер работы;
8. размер оговоренной ставки (оклада);
9. величина обусловленной надбавки;
10. продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
11. основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
12. подпись руководителя (с расшифровкой);
13. подпись работника об ознакомлении с данным приказом.

Источник: http://nbakursk.ru/kak-vesti-kadrovyy-uchet-v-ooo/

Кадровое делопроизводство на малом предприятии

Преимущественно наша компания помогает нашим клиентам сбивать спесь со слишком офигевших банков. Обычно получается. Учитывая, что мы беремся за дела, в которых фигурируют суммы от 7 нолей — клиенты довольны. Сюда захожу выпустить пар.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Кадровое делопроизводство и правовое регулирование, HR-Эксперт (IAPBE). Часть 1

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

• Ведение кадрового учета в организации
• Семинар «Кадровое делопроизводство на малом предприятии»
• Кадровый учет на малых предприятиях
• Семинар для предпринимателей Кунгура и Кунгурского района
• Ведение кадрового делопроизводства в малом бизнесе
• Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме: основы кадрового учета
• Кадровое делопроизводство на предприятии
• Учет персонала и кадровое делопроизводство
• Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Ведение кадрового учета в организации

Участники семинара узнают особенности ведения делопроизводства и кадровых документов на малом предприятии и у индивидуального предпринимателя. Предприниматели научатся оформлять необходимые бланки и документы. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Формы кадровых документов, включенные в учетную политику для целей налогового и бухгалтерского учета.

До встречи на семинаре! Муниципальный фонд поддержки малого предпринимательства г. Кадровое делопроизводство на малом предприятии и у Индивидуального предпринимателя 19 июня Параметры для платежной системы для формирования чеков: Ставка НДС:. Кунгур, ул. Программа семинара: 1. Культура документа. Бланки и электронные шаблоны 3. Особенности заполнения трудовых книжек у индивидуального предпринимателя, личная карточка сотрудника. Проверки документационного обеспечения деятельности Государственной инспекцией труда.

Обеспечение сохранности кадровых документов. Номенклатура дел малого предприятия. Перечни типовых управленческих документов с указанием сроков хранения. Экспертная комиссия. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Тел: 8 24 mail: fond-kungur mail. Кунгура Представитель ЦПП г. Работает на UMI. с друзьями:. Анонс семинара: Участники семинара узнают особенности ведения делопроизводства и кадровых документов на малом предприятии и у индивидуального предпринимателя.

Семинар «Кадровое делопроизводство на малом предприятии»

Участники семинара узнают особенности ведения делопроизводства и кадровых документов на малом предприятии и у индивидуального предпринимателя. Предприниматели научатся оформлять необходимые бланки и документы. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Данным перечнем стоит руководствоваться при организации кадрового делопроизводства на малом предприятии, добавив к нему документы необязательные, но необходимые для расчета заработной платы. К примеру, Положение об оплате труда, содержащее условия премирования сотрудников.

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации. В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля. Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Кадровый учет на малых предприятиях

Саянск, м-н Центральный, д. Версия для слабовидящих. Администрация Руководство администрации. Полномочия администрации. Структура администрации Управление культуры. Управление образования. Управление по финансам и налогам. Комитет по архитектуре и градостроительству. Комитет по ЖКХ, транспорту и связи.

Семинар для предпринимателей Кунгура и Кунгурского района

Кадровое делопроизводство — одна из самых трудозатратных статей внутреннего учета в компании. Оно требует особой ответственности, скрупулезности, дисциплины и внимания.

Далеко не каждому менеджеру, даже с профильным образованием бухгалтера под силу своевременно и верно вести все направления кадрового делопроизводства. Поэтому на средних и крупных предприятиях существуют целые отделы кадров, занимающиеся этой работой в течение пяти дней в неделю с девяти утра до шести вечера.

В малом бизнесе вопрос учета персонала, как правило, делегируется одному из бухгалтеров или помощников топ-менеджера генерального или исполнительного директора.

Берём на себя все обязанности по ведению кадрового учёта в организации, выполняем разовые контракты по восстановлению кадровой документации — быстро и грамотно сделаем всё, что Вам необходимо. Согласно законодательству РФ, кадровый учёт должна вести любая организация, вне зависимости от своей штатной численности и организационно-правовой формы. Для предприятий малого бизнеса ведение кадрового учёта предполагает оформление следующих документов:. С некоторыми сотрудниками могут быть оформлены договоры о материальной ответственности или сохранении коммерческой тайны.

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме: основы кадрового учета

Специалисту бывает достаточно внести в программу только данные. Если устраняется преступность и наказуемость деяния, лицо, которое было осуждено за его совершение, признается не имеющим судимости. Вакантные должности должны соответствовать уровню образования и стажу. Допустим, в третьем квартале показатели выручки будут следующие: июль — 1,3 млн руб. Пенсионный фонд предупреждает, что, необдуманно переводя пенсионные накопления, можно потерять их значительную часть.

Кадровое делопроизводство — одна из самых трудозатратных статей В малом бизнесе вопрос учета персонала, как правило, делегируется одному из Текущий учет работников предприятия по специальностям и должностям.

Вы можете легко переключаться между представлением сети, диаграммы Ганта и календаря, предоставляя доступ членам команды или внешним сотрудникам без необходимости отправлять письма по электронной почте со сложными статическими таблицами. Ранее остановка автомобиля вне стационарного поста запрещалась.

Так можно верно направить время на личные нужды, например, на бизнес или карьеру. Компаниям приходилось идти на разные хитрости, например договариваться с покупателями, чтобы те перечисляли деньги не в конце месяца, а в начале следующего.

Кадровое делопроизводство на предприятии

Другими словами, данная преференция вступит в силу лишь после того, как пенсионер зарегистрирует свое право в уполномоченном органе. Госпошлина при замене водительских прав московская область. Таково формальное требование инспекции.

Учет персонала и кадровое делопроизводство

Каковы последствия для физлица. К тому же дети имеют право вне очереди получить место в адаптирующих лечебных заведениях и санаториях по профилю заболевания. Оригинал паспорта требуется, если вы — собственник квартиры.

Сдать вещь с серьезным браком, купленную в Спортмастере, можно в течение срока действия гарантии. Если травма руки произошла в период призыва, то рассчитывать на освобождение от армии или на получение отсрочки можно только в том случае, если перелом сложный со смещением, задеты кровеносные сосуды и нервы или имеются другие осложнения травмы.

Как в имени Геннадий, так и в отчествах для мальчика и девочки, образованных для этого имени, пишутся две буквы Н. Если ранее уже подавали прошение, то обязательно укажите. Один раз отвлечёшься и всё, в пролёте на этом месяце. Обычно банки стремятся как можно быстрее избавиться от автомобиля и часто продают его крупным автосалонам по заниженной стоимости.

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Оформить досрочное погашение через мобильный банк, личный кабинет или банковское отделение. За деятельностью страховщиков осуществляется серьёзный контроль со стороны государства. Именно от степени тяжести причиненного здоровью вреда и определяется вид ответственности, которая будет применима к водителю. Постановление о передаче имущества взыскателю, утвержденное старшим судебным приставом.

Академический отпуск на 1 курсе.

Законодательство в этом случае говорит следующее. Например, если женщина вышла замуж, необходимо свидетельство о заключении брака. Такая операция доступна всем гражданам, у которых в наличии есть банковская карточка. Для этого необходимо использовать черную или синюю пасту.

Источник: https://aeashwrites.com/zemelnoe-pravo/kadrovoe-deloproizvodstvo-na-malom-predpriyatii.php

Как правильно вести кадровый учет на малом предприятии?

Учет зарплаты на предприятии и многих других важных моментов основывается на первичных документах. Если ведение кадрового учета плохо поставлено, это отражается на работе всех отделов компании.

О всех нюансах его ведения и необходимых документах и пойдет речь в данной статье.

Зачем он нужен?

В любой организации, независимо от количества людей, существует обязательство вести такой учет. Он помогает документально оформить перемещение всего персонала. Для этого необходимо обязательно знать нормативные документы, касающиеся труда. Кроме того, нужно владеть навыками ведения кадрового делопроизводства.

Этот вид учета предназначен для необходимости:

• правильно распределять людей в рабочих процессах;
• искать незадействованные резервы;
• вовремя определять и ликвидировать проблемы, касающиеся персонала.

Подробную информацию о данном процессе вы можете почерпнуть из следующего видео:

Как его организовать с нуля: пошаговая инструкция

Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:

• Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
• Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
• Создание документации:
  • для начала документально оформляется директор;
  • далее составляется штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка;
  • разрабатывается форма трудового договора, который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
  • готовятся остальные важные бумаги и журналы;
  • необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и выдачу трудовых руководителем;
  • после этого начинается официальный прием работников.
• Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.

После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется табель учёта времени присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется график отпусков.

Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.

Необходимые документы

Ряд основной документации, используемой кадровым работником:

• Различные приказы о движении сотрудников: прием, перевод, увольнение, командировка и многие другие.
• Штатное расписание. Его содержание должно совпадать с данными, указанными в договорах работников. Если что-то не совпадает, это говорит о нарушениях Трудового кодекса РФ. А это, как правило, приводит к наложению штрафов.
• Табель учета рабочего времени.
• Трудовые книжки. Кадровик забирает их при приеме на работу, в них делаются соответствующие записи, при увольнении они возвращаются.
• Правила трудового распорядка внутри организации.
• Трудовые договора. С каждым человеком заключается такой контракт, он служит началом рабочих отношений. Здесь главное проверить правильность составления, наличие всех подписей и дат. Если в условия работы вносятся изменения, например, перевод трудящегося или изменение оклада, обязательно готовится дополнительное соглашение. Они составляются на каждый случай отдельно.
• График отпусков. Самое позднее за две недели до конца года во всех организациях должны быть готовы графики ухода работников в отпуск. Важно составить их так, чтобы одновременный отдых людей не сказался на рабочем процессе отдела или компании в целом.
• Журналы учета. Существует множество журналов, необходимых для учета документов.
• Обязательно ведется личное дело. Оно включает в себя: карточку Т-2, заявление о приеме на работу, листы ознакомления с приказами работодателя, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, копии дипломов и военного билета.
• Должностные инструкции. В них содержится подробное описание прав и обязанностей сотрудника.
• Положение по оплате труда и премированию. Регламентирующий документ, на основании которого производятся все начисления заработной платы.

Существует еще много разной документации, которая тоже присутствуют на предприятиях. Но это уже относится к специфическим документам.

Кто этим обычно занимается?

В основном этот вопрос возникает в маленьких организациях. Обычно этим занимается кадровик, так как ведение этого учета является достаточно сложной задачей. К сожалению, не каждого руководителя можно уговорить на введение в штат такой отдельной должности. В связи с этим, ведением кадров часто занимается главный бухгалтер или сам руководитель по совместительству.

Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.

Автоматизация процесса

Для удобства учета на предприятии руководитель должен позаботиться о внедрении специальной программы. В наше время таких систем большое количество, и все они удобны в обращении.

Широко используемая программа — это «1С: Предприятие». Она помогает систематизировать данные. Практически все документы печатаются с неё автоматически. Использование автоматизированных технологий упрощает сам процесс ведения учета.

Нюансы у ИП и ООО

Документация всегда должна быть в порядке. Важно правильно её вести и хранить. Существует несколько нюансов, которые важно брать во внимание в данной сфере:

• Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее — в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
  • 10 дней при оформлении в ФСС;
  • 30 дней на постановку на учет в ПФР.

  Количество дней отсчитывается с первого дня приема на работу первого человека. Если этого не сделать, организацию ждут крупные штрафы.

• Руководитель должен ознакомлять своих работников со всеми регламентирующими документами под роспись. Для этого заводятся специальные журналы, где сотрудники ставят подпись после того, как прочитали документы. К примеру, расчетный лист организация должна предоставлять каждый месяц лично в руки. В связи с этим, разумно заводить книгу о регистрации их выдачи. Это удобно тем, что в случае возникновения какого-либо конфликта, именно подпись докажет, что документ выдавался.

Возможные санкции за неведение

При отсутствии кадрового учета должностные лица будут отвечать по закону «Об административных правонарушениях». Им предусмотрен штраф:

• на должностное лицо — в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
• на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, возможна приостановка деятельности организации до 90 суток. Если правонарушение повторяется, руководитель может быть подвергнут дисквалификации.

В случае, если организации предстоит проверка контролирующими органами, важно к ней подготовиться. Для этого нужно знать:

• о предстоящей процедуре контролирующие инстанции должны предупредить минимум за трое суток;
• проверка не должна превышать двадцать дней;
• выездную проверку не имеют право проводить без руководителя.

Этот вид учета является главной составляющей любого предприятия. Поэтому его достоверное ведение позволяет обойти большое количество неприятностей.

Источник: http://znaydelo.ru/personal/upravlenie/kadrovyj-uchet.html