Срок хранения первичной документации по законодательству РФ

Хранение первичных бухгалтерских документов

Местом хранения первичной документации может быть отдельное помещение, сейф или шкаф. Например, для хранения бланков строгой отчетности должны использоваться сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. Хранению в сейфах подлежат и документы, составляющие «коммерческую тайну».

При наличии возможности для хранения документации организуется архив, в который передаются документы бессрочного и долгосрочного хранения, остальные документы могут храниться в бухгалтерии до момента их уничтожения. Представители малого предпринимательства, как правило, лишенные возможности организации архива, хранят документы в бухгалтерии в специально оформленных папках.

Передача первичных документов в архив осуществляется после полного окончания бухгалтерской обработки, причем изначально из первичных документов формируют подшивки, которые подлежат текущему хранению в бухгалтерии и последующей передаче в установленные в организации сроки уже непосредственно в архив.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Такой способ хранения документации обеспечивает удобство доступа к ним при возникновении такой необходимости. Подшивка документов в папки осуществляется последовательно в соответствии с указанной в них нумерацией помесячно.

Обложка каждой папки должна содержать следующие сведения:

• наименование организации;
• название дела;
• порядковый номер дела;
• год и месяц;
• количество страниц в папке.

Передача первичных документов в архив оформляется актом.

Для оптимизации процесса хранения рекомендуется вести журнал архивных дел, включающий следующую информацию:

• дату принятия бухгалтерских документов на хранение;
• номер места хранения (полки, стеллажа, сейфа, шкафа);
• название и номер дела;
• год и месяц, за который составлены документы;
• количество страниц в деле;
• примечания.

Замечание 1

Выдача документов из архива организации возможна только на основании письменного распоряжения главного бухгалтера.

При этом документы могут изыматься соответствующими государственными органами, в частности, органами предварительного следствия, дознания, прокуратурой, судом, налоговыми органами при наличии оформленных в надлежащем виде постановлений. Главному бухгалтеру или иным должностным лицам организации предоставлено право снятия копий с изымаемых документов в присутствии и с разрешения представителей указанных органов. Однако на практике представители государственных органов зачастую игнорируют это право, что может привести к утрате документов.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Общий срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет, в том числе он действителен: для первичных документов, формирующих бухгалтерские записи, включая счета-фактуры; для учетных регистров; для расчетно-платежных ведомостей, оформляющих начисления и выплату заработной платы персоналу организации.

При этом срок хранения лицевых счетов, открываемых на каждого работника, составляет 75 лет. Если же такие счета не ведутся, указанный срок их хранения распространяется на расчетно-платежные ведомости.

Особое внимание следует обратить на сроки хранения налоговых документов, поскольку они существенно отличаются от сроков хранения бухгалтерских документов. Например, годовые формы налоговой отчетности подлежат бессрочному хранению, также как и годовые отчеты об исполнении смет расходов. Бессрочное хранение распространяется и на квартальную налоговую отчетность при условии отсутствия годовой налоговой отчетности.

Исключение: документы постоянного хранения организаций, не формирующих государственные и муниципальные архивы, подлежат хранению на протяжении не менее 10 лет.

Исчисление срока хранения бухгалтерских документов

Исчисление срока хранения документации по общему правилу начинается с 1 января года, следующего за годом составления документа. Так, приходный ордер, составленный 5 января 2017 года, подлежит хранению по 2022 год включительно.

Существуют и исключения из общего порядка исчисления сроков хранения первичной документации:

• в отношении книг покупок и продаж – с даты последней записи в них;
• в отношении гражданских договоров – с даты окончания срока их действия;
• в отношении договоров о материальной ответственности – с даты расторжения трудового договора с материально ответственным лицом;
• в отношении свидетельств о постановке на учет в налоговых органах – с даты снятия с учета.

Ответственность за процесс организации хранения первичных документов

Организация хранения первичной учетной документации входит в зону ответственности руководителя организации, непосредственно же процесс обеспечения сохранности, оформления и передачи первичных документов в архив организации находится в ведении главного бухгалтера.

Законодательством Российской Федерации предусмотрены меры административной ответственности за несоблюдение порядка и сроков хранения первичной бухгалтерской документации в виде штрафов, налагаемых на ответственных за указанные процессы должностных лиц, в размере от двух до трех тысяч рублей.

Также ответственность в виде штрафа предусмотрена налоговым законодательством: размер ответственности за это налоговое правонарушение составляет 5 тысяч рублей.

Уничтожение хранящихся документов

Процесс уничтожения в обязательном порядке предваряется экспертизой документов, направленной на проверку правильности определения сроков хранения и уничтожения документов. Для проведения экспертизы приказом руководителя назначается специальная комиссия.

Различают два способа уничтожения бухгалтерских документов.

Первый — с помощью специализированной организации, которой документация, подлежащая уничтожению, передается по акту (накладной) под контролем работника, ответственного за сохранность документации;

Второй — своими силами (посредством сожжения или с помощью техники, предназначенной для уничтожения бумаги). Факт уничтожения в этом случае подтверждает экспертная комиссия.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/hranenie_pervichnyh_buhgalterskih_dokumentov/

Уничтожаем бухгалтерские документы

Изучим правила исчисления срока хранения документов в бухгалтерском и налоговом учете, в т.ч. примем во внимание срок исковой давности. Рассмотрим исключения из этого правила, например: особенности счетов-фактур, документы по ранее полученным убыткам, документы на приобретение ценного имущества с длительным сроком амортизации ­(здания – 31 год и др.).

Разберемся, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии ­проведения проверки (ревизии)». Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления.

Сможете оценить риски штрафных санкций.

Требование действующего законодательства таково, что каждая операция в жизнедеятельности организации должна сопровождаться оправдательными документами (причем зачастую не одним, а несколькими). В результате их накапливается столько, что просто некуда складывать, а хранить долго – затратно.

Каждый из учетных документов имеет свои сроки хранения, установленные нормами законодательства. После окончания этих сроков организация вправе уничтожить документы.

Если все-таки принимается такое решение, необходимо выбрать те из них, ­уничтожение которых не повлечет за собой неприятностей при ­возможных ­проверках.

Давайте разберем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов. Из общего правила есть масса исключений, они-то и представляют наибольший ­интерес, т.к. не все специалисты о них знают.

…бухгалтерских документов

Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

В то же время необходимо ориентироваться на сроки хранения документов, определенные Перечнем Минкультуры РФ1, к которому отсылает сам Закон № 402-ФЗ, в том случае, когда этот срок является более ­длительным.

Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную – в течение 5 лет, а месячную – в течение 1 года (ст. 351 Перечня). Постоянного срока хранения требуют документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (ст. 355 Перечня).

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (ст. 382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (ст. 392 Перечня). Согласно ст. 658 Перечня личные карточки ­работников следует хранить в течение 75 лет2.

Как видим, сроки немалые. А исчисление ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Пример 1

Показать

В общем случае, если срок хранения предписан в течение 5 лет, а документ составлен, допустим, в мае 2014 года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января 2015 г. и закончится 31 декабря 2019 г.

…срок хранения налоговых документов

Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Подтверждением данных налогового учета могут быть не только первичные учетные документы, но и аналитические регистры налогового учета, расчеты налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Причем налогоплательщику надлежит обеспечить сохранность данных налогового учета и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающих получение доходов и осуществленные расходы, в течение не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Здесь в законодательстве нет отсылки на Перечень. Но финансовое ведомство нередко ссылается на него при рассмотрении данного вопроса (например, в письме Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Поименованные первичные учетные документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, в том числе при проведении налоговых проверок.

Уничтожение документов

Из всего вышесказанного напрашивается вывод, что при принятии решения об уничтожении документов с истекшим сроком хранения следует руководствоваться как минимум:

• Переченем Минкультуры,
• Законом о бухгалтерском учете и
• Налоговым кодексом РФ.

Причем необходимо грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, подлежащих уничтожению, чтобы в будущем не попасть впросак, когда проверяющие органы вдруг потребуют предоставить им ­некоторые из уже уничтоженных документов.

Для этого в организации создается экспертная комиссия, которая производит проверку архива документов. Она создается приказом (распоряжением) руководителя организации. Причем ежегодно издавать такой приказ не требуется, достаточно это сделать один раз, а в дальнейшем лишь менять состав членов, если кто-то из них уволился.

В процессе своей работы комиссия составляет акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению. Когда акт будет готов, он утверждается руководителем организации. На его основании производится ­уничтожение первичных документов.

Проведя уничтожение и подписав об этом документы, организация может считать, что она выполнила свои обязательства, предусмотренные законодательством, и имеет на руках документы, подтверждающие факт проведенной процедуры.

Товарная накладная и счет-фактура

Начнем, казалось бы, с простого примера. Допустим, организация приобрела материал и получила в марте 2014 года от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же месяце материал был оприходован на склад и далее отдан в производство.

Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 разд. II Приложения № 4, п. 22 разд. II Приложения № 5 и п. 13 разд. II Приложения № 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=17513

Сроки хранения первичных документов

Как долго нужно хранить первичные документы, различные нормативные акты определяют по-разному.

Так, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, уста­навливаемых в соответствии с правилами организа­ции государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (ст. 17). Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, значит, это требова­ние относится именно к бухгалтерским документам.

Хранение налоговых документов

Налоговый же кодекс говорит о том, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необхо­димые для исчисления и уплаты налогов» должны храниться в течение 4 лет (ст. 23). А документы, под­тверждающие размер убытка, переносимого на буду­щее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».

Важно

Данный материал является выдержкой из бератора «Первичные документы».

Бератор «Первичные документы» стал первым в России изданием, в котором собрана абсолютно вся информация по оформлению «первички». Доступны как книжный, так и электронный вариант бератора.

Как разделить первичные документы на те, что необходимы для бухгалтерского учета, и те, что под­тверждают правильность исчисления и уплаты нало­гов, не знают ни налоговые инспекторы, ни бухгалте­ры. По сути речь идет об одних и тех же документах. Казалось бы, противоречие налицо.

Иная точка зрения у Минфина России. В письме от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10 чиновники этого ве­домства «разъяснили», что никакого противоречия здесь нет. Просто речь идет о разных документах: одни необходимы для целей бухгалтерского учета, другие – для целей налогообложения. Но опять же ни слова о том, как разделить первичные документы на бухгалтерские и налоговые.

Поэтому, если есть сомнения, во избежание недо­разумений храните свои первичные бухгалтерско-налоговые документы 5 лет.

Требования архивного законодательства

Не следует забывать и о том, что помимо закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сро­ки хранения документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управ­ленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.

Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает 5- летний срок хране­ния. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – рас­четные (расчетно-платежные) ведомости)) перечень обязывает хранить 75 лет.

Сроки хранения документов в акционерных об­ществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03 33/пс.

Где хранить обработанные документы, организа­ции определяют самостоятельно. Так, вы можете:

• хранить документы на фирме;
• сдать документы на хранение в архив (государ­ственный или частный).

Ответственность за нарушения правил хранения документов

Если налоговая инспекция в ходе проверки обна­ружит, что у вас отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (нало­гового) учета, она вправе оштрафовать вашу фирму.

Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;
• 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;
• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Имейте в виду, что истребовать документы фир­мы налоговики могут только за три последних года, а хранить их вы обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать вашу фирму по статье 120 НК РФ за отсутствие бухгалтерских или налоговых документов за последний (четвертый) год налоговики не вправе.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных доку­ментов на руководителя фирмы может быть наложен административ­ный штраф. Размер штрафа составляет от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф может быть на­ложен как за несоблюдение бухгалтерского законо­дательства о порядке и сроках хранения бухгалтер­ских документов, так и за нарушение требований, предъявляемых Налоговым кодексом к хранению документов налогового учета.

Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения до­кументов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа, нала­гаемого на граждан, составляет от 100 до 300 рублей; на должност­ных лиц – от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Под нарушением сроков хранения документов в данном случае понимается нарушение сроков, ус­тановленных в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органи­заций (утвержден приказом Министерства культу­ры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).

Во многих регионах России есть свое архивное за­конодательство, которым предусмотрена админист­ративная ответственность за нарушение правил хранения архивных документов. В Москве, напри­мер, это Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 года № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах».

Однако помните: региональные власти могут устанавливать административную ответствен­ность только в рамках закона и только за наруше­ния местного законодательства. При этом размер штрафа для должностных лиц не может превышать 50 000 рублей (ст. 3.5 КоАП РФ).

Если местные власти попытаются оштрафовать вас на основании норм, установленных не законом, а другим нормативным документом (указом, поста­новлением, распоряжением), или за нарушения не регионального, а федерального законодательства, или на сумму более 50 000 рублей, обращайтесь в суд: у вас есть все шансы выиграть дело.

Источник: https://www.buhgalteria.ru/article/sroki-khraneniya-pervichnykh-dokumentov