Архивация документов в бухгалтерии

Содержание

Первичные документы на предприятии: хранение, архивирование и уничтожение

Архивация документов в бухгалтерии

Завершаем бухгалтерский год

Предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета. О том, как организовать хранение первичных документов, как долго надо их хранить, а также как передать в архив и уничтожить, вы узнаете из этой консультации.

Организация хранения документов на предприятии

Для чего нужна номенклатура дел?

Для организации хранения документов необходимо составить номенклатуру дел в соответствии с п. 1 разд. IV Правил № 1000/5. Номенклатура нужна, чтобы установить единый порядок формирования дел (независимо от носителя информации), обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и видам, определить сроки хранения дел.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

Как сформировать дело?

Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке. Назовем основные правила формирования дел (п. 2 разд. IV Правил № 1000/5):

  • помещать в дела можно только исполненные документы – четко в соответствии с заголовками дел;
  • документы за календарный год могут быть сгруппированы в одно дело;
  • в дела следует помещать только оригиналы документов (при их отсутствии – заверенные в установленном порядке копии);
  • в дела всегда включаются документы по одному вопросу либо по группе родственных вопросов, которые составляют единый тематический комплекс;
  • документы с разными сроками хранения формируются в разные дела;
  • нельзя включать в состав дел черновики, личные документы и документы, которые подлежат возврату (например, второй экземпляр акта приемки-передачи).

Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели. В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются. Для повышения оперативности поиска документов дела располагают в соответствии с номенклатурой. На корешках обложек дел указываются индексы и заголовки по номенклатуре дел.

Как должны храниться документы на предприятии до передачи их в архив?

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах. Отвечают за хранение документов уполномоченные главным бухгалтером лица (п. 6.2 Положения № 88).

Бланки строгой отчетности следует хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность (п. 6.3 Положения № 88).

Электронные первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность хранятся на электронных носителях в форме, которая позволяет проверить их целостность (п. 6.4 Положения № 88).

Кто на предприятии отвечает за хранение документов?

Согласно п. 3 ст. 8 Закона № 996 ответственность за сохранность обработанных документов, учетных регистров и отчетности в течение установленного законодательством срока несет собственник или руководитель предприятия.

Как определено ч. 2 ст. 43 Закона № 2275, ответственность за хранение документов бухгалтерского учета и финансовой отчетности общества возлагается на его исполнительный орган (например, директора) и главного бухгалтера (в случае назначения).

В соответствии с п. 6.7 Положения № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Если на предприятии нет главного бухгалтера, эти обязанности можно возложить на бухгалтера или другого работника, ответственного за ведение бухучета.

При организации документооборота на предприятии необходимо определить лиц, которые будут отвечать за создание, проверку, обработку и сдачу документов в архив.

Cроки хранения документов

Согласно п. 44.3 НК срок хранения первичных документов, подтверждающих доходы и расходы, а также регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляет не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности при условии, что налоговые органы завершили их проверку. А если отчетность не была подана вовремя, тогда в течение 1 095 дней, следующих после окончания срока ее подачи.

Кроме того, следует учитывать требования Перечня № 578. Так, срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 3 года

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-xozyajstvennye-operacii-9-pervichnye-dokumenty-na-predpriyatii-xranenie-arxivirovanie-i-unichtozhenie

Как правильно архивировать бухгалтерские документы

Архивация документов в бухгалтерии

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела.

Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.).

Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом.

Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива.

Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

  1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
  3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.
Читайте также  Какие документы нужны для оформления больничного листа?

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

  • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  • заголовок;
  • число единиц хранения;
  • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
  • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

  • документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/arhivirovanie-dokumentov-v-organizacii/

Как оформлять документы в архив

На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью.

Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив.

Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях — два месяца).

Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года. При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов.

Порядок формирования архивных дел

Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам.

С этой целью был разработан специальный справочник, в котором указывается порядок распределения служебных документов по заголовкам в систематизированном порядке — номенклатура дел.

Ее составление происходит в конце календарного года, она вводится в действие уже в наступившем году.

Для формирования дел могут использоваться различные признаки, например, номинальный (приказы, протоколы и пр. объединяются в отдельные папки). Также может применяться предметно-вопросный метод (с учетом содержания документа — судебное, личное дело и пр.), корреспондентский (по адресу) и иные.

Максимальное количество листов в одном деле не должно насчитывать свыше 250 листов. Когда же число документов, которые относятся к данному делу, значительно больше, то требуется разбивка на тома.

Документы налогового учета

В данную категорию входят документы, по которым осуществляется расчет, уплата налогов. К ним относятся акты, чеки, квитанции, накладные, платежки на уплату налога. Согласно Налоговому Кодексу (пп.8 п.1 ст.

23) они подлежат хранению на протяжении 4 лет.

В случае же списывания приобретенного основного средства отсчет срока длительности хранения документов начинается только после полного признания этого основного средства в расходах.

Бухгалтерская документация

Сдача бухгалтерских документов в архив производится на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.

2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Длительность хранения банковских и кассовых документов, всей первичной документации, учетной политики, документов инвентаризации, бухгалтерской отчетности равняется 5 годам.

Расчет срока начинается с начала года, который следует после года прекращения применения документа. Готовая бухгалтерская отчетность должна храниться на постоянной основе.

При выявлении срока хранения бухгалтерских документов, стоит принимать во внимание вероятность их востребованности в случае возникновения в организации убытка, который списывается на протяжении 10 лет. При этом налоговые органы могут осуществить проверку за последние три года, вследствие чего рекомендуемый срок хранения документации возрастает до 13 лет.

Кадровая документация

Сдача кадровых документов в архив осуществляется в соответствии с архивным законодательством.

В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.).

На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

1) Экспертиза практической и научной ценности документации

Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

  • Для передачи в архив. В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.
  • Для хранения в структурных подразделениях компании. Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.
  • Для уничтожения.

В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение. По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант — раз в год.

2) Оформление архивных дел

Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации. Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив).

Нумерация и подшивка не требуются. Для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава обязательно проходят такие процедуры, как подшивка, переплет, нумерацию, оформление реквизитов титульного листа. Для особо ценных дел (среди них — личных, судебных и т. п.

) предусматривается составление внутренних описей.

В качестве верхнего листа должен выступать самый первый в году документ.

Каждый лист подвергается нумерации черным графитным карандашом с 1 по 250 в верхней правой части документа обязательно на лицевой стороне.

Источник: https://sroorgru.com/kak-pravilno-arhivirovat-buhgalterskie-dokumenty/

Архивирование бухгалтерских документов

Архивация документов в бухгалтерии

Трепетно любимые бухгалтерами первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Спустя определённый срок их придётся архивировать и сдавать на архивное хранение, чтобы обеспечить безопасность данных, и освободить место для более актуальных бумаг. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив, положив их на полку.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Ваши архивариусы ни за что не примут на хранение неоформленное дело.

Оформление по срокам хранения

Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив.
Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.

Очередность архивирование бухгалтерских документов

  • Документы по зарплате;
  • Документы, срок хранение которых истек;
  • Документы, срок хранение которых не истек.

Как же нужно правильно архивировать бухгалтерские документы?

Процесс архивирования бухгалтерских документов состоит из нескольких шагов:

В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и черновики и определить документы временного и длительного срока хранения; Затем из документов формируются стопки согласно их видам или принадлежности к определенному периоду; Стопки брошюруются, то есть подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются. Наиболее ценные документы, которые нельзя сшивать, складывают в папки или коробки.

Это могут быть сертификаты, лицензии и т.п. На обложке дела тушью пишут опознавательные реквизиты: номер, индекс, название, период. Именно эти данные отражаются потом в картотеке, и по ним архивариусы осуществляют поиск.

В начало каждого дела вкладывают внутреннюю опись (в случае, если название самого дела не раскрывает содержания), а также составляют заверительную надпись с подписями ответственных лиц и скрепляют печатью организации.

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись, по которой сотрудник архива будет принимать у вас документы.

Аккуратно архивированные бухгалтерские документы можно смело нести в архив

И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов. Зачем вам платить штрафы за документы десятилетней  давности, о которых вы и думать забыли?

Читайте также  Документы по промышленной безопасности необходимые на предприятии

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или пишите на info@archiv-s.ru , мы поможем вам обработать документы правильно.

смотрите также:

Хранение кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов

Управление и ведение архива

Порядок хранение, списание и уничтожение бланков строгой отчётности

Что такое архивное дело и архивное делопроизводство

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Источник: https://3zprint-msk.ru/arhivirovanie-buhgalterskih-dokumentov/

Правильное хранение первичных документов — статья, АГ РАДА: Как правильно хранить первичные документы

Архивация документов в бухгалтерии

Ю.С. Шемелева, эксперт АГ «РАДА», 10 Июня 2003 г.

Все организации обязаны хранить первичные документы. Это предусмотрено и Федеральным законом «О бухгалтерском учете», и Налоговым кодексом. Если предприятие этого не делает, его оштрафуют. Как правильно хранить документы и что с ними делать, когда истечет положенный срок, вы узнаете из нашей статьи.

Как долго хранить документы

В статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что организация должна хранить первичные документы не менее пяти лет. Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, то речь в нем идет о бухгалтерских документах.

В Налоговом кодексе установлены несколько иные сроки. Так, в статье 23 НК РФ говорится, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться четыре года.

А те документы, которые подтверждают убыток, переносимый на будущее, следует хранить в течение всего срока, пока организация уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. На это указано в статье 283 НК РФ. Разделить документы организации на бухгалтерские и те, которые необходимы только для расчета налогов, довольно сложно.

Как это сделать, не знают ни налоговики, ни чиновники из Минфина. Поэтому лучше всего хранить все свои документы в течение пяти лет.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Кроме того, не следует забывать, что сроки хранения документов также регламентируются архивным законодательством. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом 06.10.2000, установлено, что и как долго следует хранить. Так, первичные бухгалтерские документы следует хранить пять лет. А документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников – 75 лет. Обратим внимание, что срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда был оформлен документ.

Где хранить документы

Где хранить обработанные документы, организация может решить самостоятельно. При этом вариантов у вас немного. Вы можете:

  • хранить документы в организации
  • сдать документы на хранение в архив

Как хранить документы в организации

Порядок хранения документов в организации устанавливает главный бухгалтер. Обычно обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру, бухгалтеры подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки.

Каждый бухгалтер сам решает, как ему удобнее сортировать документы. Кто-то подшивает все выставленные в адрес организации счета к договорам, кто-то – к платежным документам, а кто-то – в отдельную папку. Все зависит от количества первички и вида деятельности. Самое главное, чтобы бухгалтер мог быстро найти нужную бумагу. Правда, для счетов-фактур предусмотрен особый порядок хранения. Так, счета-фактуры, которые вы получили от поставщиков, а также вторые экземпляры счетов-фактур, выданных вами покупателям, следует хранить в специальных журналах.

Если бухгалтерский учет в организации ведется на компьютере, то по требованию налоговиков следует делать бумажные копии первичных документов. На это указано в пункте 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как передать документы в архив

Если у вас накопилось слишком много документов, которые негде хранить, то их можно сдать в архив. Причем архив может быть как государственным, так и частным.

Для того чтобы сдать документы в Росархив, следует заключить договор с его территориальным подразделением. Причем в таком договоре будет сказано, что работники архива вправе приходить в организацию с проверкой. Однако на практике вероятность этого очень мала.

Сотрудники архива придут к вам только в двух случаях. Во-первых, по решению суда. Это может произойти, если в суд обратился ваш бывший работник, которому вы не выдали справку о его стаже. Во-вторых, они могут прийти по просьбе трудовых инспекторов, если те в ходе своей проверки нашли какие-либо нарушения в кадровых документах. Кроме того, организации, которая сдает документы в архив, следует знать, что уничтожить теперь эти бумаги без разрешения сотрудников архива будет нельзя. На акте об уничтожении теперь обязательно должна быть подпись архивного работника.

Организация может сдать документы и в частный архив, который имеет лицензию на эту деятельность. Обычно такие архивы не только хранят документы, но и уничтожают их. Правда, существует ситуация, когда вам все же придется столкнуться с сотрудниками Росархива.

Это случится, если ваша организация будет ликвидироваться без правопреемника. В таком случае все документы, которые касаются ваших работников (учетные карточки, лицевые счета и т. д.), а также остальные документы, по которым еще не истек срок хранения, следует сдать в территориальное отделение Росархива.

Туда же следует сдать и учредительные документы организации.

Штрафы

Любая организация несет ответственность за сохранность первичных документов. И если они пропадут по какой-то причине, ей придется заплатить штраф в размере:

  • 5000 рублей, если нет бухгалтерских документов, которые относятся к одному налоговому периоду
  • 15 000 рублей, если нет бухгалтерских документов за несколько налоговых периодов
  • 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы
Читайте также  Как поставить электронную подпись на документ?

Такие штрафы установлены в статье 120 НК РФ. Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов руководителя фирмы могут оштрафовать в размере от 2000 до 3000 рублей. На это указано в пункте 15.11 Кодекса об административных правонарушениях.

Но всех этих штрафов можно избежать, если вы покажете налоговикам, что документы утеряны не по вашей вине. Например, их украли, они сгорели или затоплены. Поэтому в случае любой форс-мажорной ситуации позаботьтесь о том, чтобы у вас было ее документальное подтверждение (к примеру, справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью или справка от пожарных).

Но имейте в виду, что если ваши документы сгорели, а в помещении, в котором вы их хранили, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором такую ситуацию не признают. Аналогично и с кражей. Если ваше помещение, в котором вы хранили документы, не запиралось, то штраф придется заплатить. Напомним, что потребовать у организации документы налоговики могут только за три последних года. Поэтому оштрафовать организацию по статье 120 НК РФ за отсутствие документов за четвертый год они не вправе.

Оштрафовать руководителя могут не только налоговики, но и сотрудники архивной службы. Но их штраф значительно меньше – от 300 до 500 рублей. Он установлен в статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Правда, будем точнее: ни налоговики, ни сотрудники архивной службы не могут сами принять решение о штрафе. Они лишь вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье. Он и будет решать, брать с руководителя штраф или нет.

Как уничтожить документы

Документы, срок хранения которых уже истек, организация может уничтожить. Для этого руководитель предприятия должен издать приказ, которым утверждается специальная экспертная комиссия. Эта комиссия и будет решать, какие бумаги уничтожать. В комиссию должны входить компетентные работники организации, способные оценить важность документов и возможность их уничтожения.

Затем комиссия должна составить акт о выделении документов на уничтожение, который утверждает руководитель организации. Затем все собранные папки пересчитывают и упаковывают в мешки. После этого их можно уничтожить любым способом, в том числе и самым распространенным – сжечь. Если бумаг очень много, то документы на сжигание можно отдать в котельную.

Кроме того, бумаги можно сдать в специализированную организацию, которая занимается переработкой вторсырья. В любом случае после уничтожения комиссия должна составить еще один акт – о физическом уничтожении документов. Если организация за сданные во вторсырье документы получила деньги, то их сумму следует отразить в составе операционных доходов.

Пример

ООО «Меркурий» получило от ЗАО «Вишенка» за сданную макулатуру 1200 рублей, в том числе НДС – 200 рублей. Бухгалтер «Меркурия» сделает в учете такие проводки:

  • ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1 – 1200 рублей – получены деньги за сданную макулатуру
  • ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» – 200 рублей – начислен НДС к уплате в бюджет

Ю.С. Шемелева, эксперт АГ «РАДА», 10 Июня 2003 г.

Источник: https://www.promtara.com/store_documents.html

Архивирование документации

Архивация документов в бухгалтерии

«Никаких проводок без документов» – это один из главных принципов надлежащего бухгалтерского учета. Отчетный документ является исходной точкой любой бухгалтерской проводки и считается доказательством правильности учета. Он документально подтверждает хозяйственную операцию, влияющую в финансовом отношении на предприятие.

Но и после проведения по бухгалтерским книгам необходимость в отчетном документе не отпадает: на него распространяется обязанность хранения на основании Торгового кодекса и налогового права. Предприятия и органы управления должны принимать меры для того, чтобы документацию можно было найти и прочитать даже через несколько лет.

Через бухгалтерию ежедневно проходит огромное количество документов в виде входящих и исходящих счетов, бухгалтерских журналов, выписок по счетам, сальдового баланса, служебной переписки и т. п., которые должны быть защищены от изменений, т. е. храниться для аудиторской проверки до десяти лет в Германии и Швейцарии, семь лет в Австрии.

Кроме того, данные и документация по требованию должны оперативно предоставляться в распоряжение налогово-финансового ведомства в пригодном для машинного считывания формате.

Подробнее об архивировании документации с помощью Doxis4

Ваши выгоды

  • Сертифицированное согласно стандарту IDW PS 880 архивирование всех бухгалтерских документов для аудиторской проверки (в бумажном/цифровом виде)
  • Интеграция в любую систему финансового учета, логистики и товарного хозяйства (напр., SAP, MS Dynamics)
  • Подготовка цифровых документов или организация временных рабочих мест для аудиторов и ревизоров финансовой деятельности предприятия
  • Исчерпывающее документирование истории хозяйственных операций

Doxis4 гибко поддерживает типичные сценарии регистрации и архивирования в бухгалтерском учете:

Всемирно известная аудиторская компания Deloitte & Touche выдала программному обеспечению для управления корпоративным информационным контентом Doxis4 от SER сертификат согласно стандарту IDW PS 880. Таким образом, компания SER официально гарантирует клиентам, что электронное архивирование для аудиторской проверки осуществляется в соответствии с Основными положениями надлежащего ведения бухгалтерского учета на основе обработки данных (GoBS), а также согласно Налоговому кодексу, Торговому кодексу и Принципам доступа к данным и аудита электронных документов.

Подробнее о сертификации пакета Doxis4 iECM согласно стандарту IDW PS 880

Для предприятий, использующих в финансовом учете, логистике, контроллинге, управлении персоналом и т. д. программное обеспечение ERP от SAP, Doxis4 является идеальным дополнением, среди прочего, для архивирования документов SAP для аудиторской проверки (входящие документы SAP(NCI), исходящие документы SAP (CI) и печатные бланки).

В контексте SAP преобразование документов в длительно хранящийся формат файлов (например, PDF/A и TIFF) также обеспечивает постоянную доступность и возможность считывания всех документов в течение предписанного срока хранения.

За счет привязки всех без исключения документов (например, отсканированных бумажных документов, документов SAP и документов из других приложений) к соответствующим транзакциям SAP любую документацию можно разыскивать, вызывать и отображать непосредственно из SAP. Doxis4 и в SAP гибко поддерживает сценарии архивирования от ранней до поздней регистрации.

Но в контексте SAP наряду с архивированием документации Doxis4 может также использовать для архивирования данные SAP – это разгружает базу данных SAP и обеспечивает быстродействие системы. Помимо того, пакет Doxis4 iECM с помощью электронных папок структурирует список объектов SAP и поддерживает процессы контроля счетов на предприятии – в том числе с подключением пользователей, не использующих SAP.

Подробнее об интеграции в SAP с помощью Doxis4

Предприятия и общественные учреждения зачастую совершают ошибку, приобретая несколько систем архивирования для отдельных подразделений и различных типов документов, например для электронных писем и офисных документов. Это усложняет инфраструктуру архивирования, а также повышает расходы на приобретение, сопровождение и администрирование. И как следствие – сбои воспроизведения данных коммуникативными средствами и противоречия в бизнес-процессах.

Лучшей альтернативой является такое решение для архивирования в рамках предприятия, как пакет для управления корпоративным информационным контентом Doxis4. Это решение учитывает любые индивидуальные требования.

Неважно, начинаете ли вы с отдельных направлений архивирования, планируя в дальнейшем последовательное расширение, или реализуете архивирование сразу в рамках всего предприятия: Doxis4 обеспечивает универсальную инфраструктуру архива без сбоев воспроизведения данных коммуникативными средствами, которую можно последовательно интегрировать в собственное коммерческое программное обеспечение и бизнес-процессы.

Подробнее об электронном архивировании с помощью Doxis4

Термины «архивирование» и «резервное копирование» часто ошибочно используются в качестве синонимов.
Однако между ними существуют значительные различия (источник: Википедия):

Обзор архивирования документации Doxis4

Источник: https://www.sergroup.com/ru/produkty-reshenija/arxivirovanie/arxivirovanie-dokumentacii.html